Акт выполненных работ: когда применить и как заполнить

Компания-подрядчик получит оплату по договору на основании акта, который подтверждает исполнение. Акт сдачи-приемки выполненных работ подтвердит, что заказчик принял исполнение по договору

Акт выполненных работ – это документ о том, что заказчик по договору подряда принял их у исполнителя. Документ подтверждает факт передачи результата (п. 1, п. 2 ст. 720, п. 4 ст. 753 ГК РФ). У него нет единой утвержденной формы. В строительстве акт сдачи-приемки обычно составляют по рекомендованной форме КС-2 (постановление Госкомстата России от 11.11.99 № 100). В остальных случаях составить произвольно, форму утвердить в договоре.

На основании акта сдачи-приемки выполненных работ по договору подряда исполнитель вправе требовать оплату. Для подрядчика важно, чтобы документ был готов своевременно: нередко от даты подписания зависит срок оплаты. Если заказчик откажется подписать акт сдачи-приемки работ и внести оплату, подрядчику придется обращаться в суд и доказывать исполнение иными документами.

Акт выполненных работ – это документ первичного учета Акт – это двусторонний документ, который относится к документам первичного учета (ч. 2 ст. 9 закона о бухучете).

В бланке акта выполненных работ необходимо указать:
— Название документа. 
— Дату составления акта. 
— Ссылку на договор, в рамках которого исполнитель осуществил подрядные работы.
— Название компании-подрядчика, от имени которой составили акт работ, выполненных по договору.
— Название компании-заказчика.
— Должность и ФИО ответственного лица со стороны подрядчика.
— Должность и ФИО ответственного лица со стороны заказчика.
— Перечень работ, который подрядчик оказал заказчику и результат которых заказчик принимает.
— Фразу о том, что подрядчик выполнил, а заказчик принял данные работы.
— Стоимость работ.
— Подписи сторон.
— Реквизиты обеих организаций.

Оформляя акт сдачи-приемки выполненных работ, проверьте срок, список работ и НДС При заполнении акта выполненных работ нужно обратить внимание на ряд деталей: 

— В заголовке документа не обязательно должно стоять «Акт выполненных работ». Озаглавить акт можно как «Акт приемки работ» или «Акт приемки-передачи работ», «Акт сдачи-приемки работ» и т. п. 

— В акте указывают дату составления. Такая дата должна соответствовать условиям договора. Обычно участники сделки устанавливают срок, в течение которого заказчик должен подписать акт выполненных работ по договору подряда. Если условие не включили в соглашение, действует правило о разумном сроке. В таком случае срок определяют по общей практике подрядчика: сколько времени другим его заказчикам требуется для приемки таких работ. Например, если в аналогичных случаях другие заказчики подписывают документ в течение 3 рабочих дней, в данном случае разумный срок также составит 3 рабочих дня. 

— При составлении списка работ необходимо точно перечислить все работы, которые подрядчик осуществил, их объем и наименование, а также стоимость. 

— Заказчик вправе включить в акт сдачи-приемки перечень выявленных недостатков. Здесь потребуется сослаться на условия договора, техническое задание, технические нормы и т. п., несоответствие с которыми заказчик обнаружил. 

— При указании стоимости работ также указывают НДС, если подрядчик выплачивает этот налог. В этом же разделе акта работ указывают сумму прописью. Такого требования закон не предъявляет, но это сделают согласно обычаям делового оборота. 

— Некоторые компании ставят печать, некоторые – нет. Наличие печати не обязательно, акт выполненных работ без печати организации недействительным не становится (постановление 15 ААС от 25.12.2020 № 15АП-17278/2020 по делу № А32-21627/2020).

Акт об оказании услуг

Заказчику акт нужен, чтобы обосновать расходы для налоговой инспекции. Детализированный перечень услуг в акте подтверждает обоснованность расходов на услуги и право на вычет НДС. Если заказчик недоволен оказанными услугами и это зафиксировано в акте, это поможет отстоять в суде право на неустойку или возврат средств. Исполнитель на основании акта отражает выручку и подтверждает расходы, связанные с оказанием услуг. Кроме того, исполнитель может использовать акты для взыскания долга в судебном порядке или доказать в суде, что претензии заказчика не обоснованы. Так, например в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 20.02.2020 № Ф09-468/20 суд принял решение, что заказчик обязан рассчитаться с исполнителем за оказанные услуги.

Факт оказания услуги можно подтвердить не только актом, но и другими документами, например договором (письмо Минфина от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750). Но при работе с компаниями и ИП безопаснее составить акт, чтобы зафиксировать, что услуги оказаны в полном объеме и обосновать расходы (п. 1 ст. 252 НК).  Стороны могут предусмотреть обязанность оформлять акт в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). В этом случае составлять акт обязательно.

Если стороны установили обязанность оформлять акт в договоре, в нем также следует предусмотреть форму акта, сроки составления актов, перечень лиц, ответственных за подписание актов, сроки предоставления акта заказчику и возврата подписанного экземпляра исполнителю. Тогда документ нужно будет обязательно оформить в срок, иначе вы нарушите условия договора. Даже если обязанность оформлять акт на услуги не предусмотрена договором, лучше его оформить. В этом заинтересован как исполнитель, так и заказчик услуг. Ведь акт подтверждает, что исполнитель оказал услуги в срок и в полном объеме, а заказчик их принял. Также подписанный акт подтверждает, что у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.

Как составить акт об оказании услуг 

Акт об оказании услуг — первичный документ, так как на основании акта исполнитель признает выручку, а заказчик — расходы, поэтому акт должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа (п. 4 ФСБУ 27/2021, ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Форма акта на услуги не установлена, поэтому стороны могут предусмотреть ее в договоре. Тогда нужно применять согласованный бланк. 

Если в договоре требования к акту не зафиксировали, исполнитель составляет акт по разработанной им форме. Большинство бухгалтерских программ формируют акты и эти формы можно доработать. 

Перечень обязательных реквизитов первичного документа предусмотрен частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В числе обязательных реквизитов акта на услуги:
— наименование сторон (название организации, Ф. И. О. предпринимателя);
— наименование документа;
— дата составления акта;
— наименование оказанных услуг;
— величина натурального или денежного измерения;
— должности, Ф. И. О. представителей исполнителя и заказчика и их подписи. 

Наименование сторон. В наименовании сторон укажите фамилию, имя и отчество предпринимателя или название организации со стороны исполнителя и со стороны заказчика. Дополнительно укажите ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП), юридический адрес. Эта информация не входит в перечень обязательных реквизитов, но такие данные нужны, чтобы идентифицировать стороны сделки. 

Дата акта на услуги. Дата акта об оказании услуг – дата подписания акта ответственными лицами (попд. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021, ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Как правило, акт составляют на дату, когда услуга была оказана, то есть исполнитель сдал, а заказчик принял (потребил) услугу. Если дата акта отличается от даты оказания услуги, в акте укажите, когда услуга была оказана (подп. «б» ФСБУ 27/2021). Некоторые услуги оказывают непрерывно в течение срока договора: аренды, охраны, связи, тепло-, водо-, электроснабжения и т. п. По длящимся услугам стороны сами определяют периодичность составления актов (подп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021). Как правило, в таких случаях датой оказания услуги считается последний день месяца, в котором услуги были оказаны заказчику, и акты выставляются ежемесячно. Для целей признания расходов имеет значение дата составления акта. Если услуга оказана в одном месяце, а акт подписан в другом, то расходы можно учесть в месяце оказания услуги только если акт составлен в разумные сроки и до подачи налоговой декларации. 

Данные об услуге. В акте в разделе о содержании факта хозяйственной жизни отразите информацию о самой услуге. Наименование услуг в акте должно соответствовать договору. Приведите подробное описание услуг. Например, если оказаны консультационные услуги, укажите, какие именно консультации оказаны, когда и кому из работников заказчика, кем из специалистов исполнителя. Детализацию услуг также можно привести в отдельном отчете и приложить его к акту. В самом акте в данном случае нужно сослаться на этот отчет и указать его в качестве приложения к акту. Аудиторские организации в акте об оказанных услугах могут указать количество переданных экземпляров аудиторского заключения, что является результатом оказания услуг. Краткие сведения в акте приведут к тому, что инспекторы могут не принять расходы у заказчика. Детализация услуг поможет доказать в суде их реальность (постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 25.06.2020 № А13-427/2018, от 30.05.2019 № А13-16397/2015, Северо-Кавказского округа от 29.08.2016 № А53-22227/2015, Центрального округа от 23.01.2018 № А08-1526/2017, от 02.11.2017 № А48-6665/2016).

Единицы измерения. В акте об оказании услуг в качестве величин и единиц измерения укажите цену и стоимость оказанных услуг. Также укажите валюту суммы — в рублях, иностранной валюте (доллары США, ЕВРО и т.д.) или условных единицах. Дополнительно можно указать и натуральные показатели. Например, при оказании консультационных услуг — количество часов, затраченных на консультации, а при оказании услуг по уборке помещений — площадь обслуживаемых помещений, уровень сложности и т. д. Причем судьи в данном случае поддерживают инспекторов (постановления арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 26.11.2018 № А74-16246/2017, Западно-Сибирского округа от 29.06.2017 № А03-7255/2016).

Подпись в акте на услуги. Акт об оказании услуг подписывает руководитель или иной сотрудник, который имеет право подписывать акт по доверенности (п. 4 ст. 185.1 ГК, ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Сроки приемки работ и подписания акта стороны могут прописать в договоре. На случай отказа заказчика от подписи акта предусмотрите в договоре, что услуги считаются принятыми им, если он не подписал акт и не направил мотивированный отказ от подписания акта.

При подписании акта убедитесь, что представитель контрагента имеет право на подпись. Попросите у него предоставить доверенность и паспорт. Если акт подпишет лицо, которое не имеет на это право, такой акт могут не признать как при налоговой проверке, так и в суде. Факсимильную подпись для акта на услуги использовать рискованно. Если заказчик отказывается подписать акт, направьте его заказным письмом с уведомлением. Так вы подтвердите, что предъявляли акт заказчику, но он отказался от подписи. И в суде можно доказать факт оказания услуг, которые заказчик обязан оплатить.